Sei in regola con le nuove norme sulla conservazione degli ordini NSO?
Dal 1° Gennaio obbligo utilizzo NSO anche per la prestazione dei servizi:
Come è noto, dal 1° gennaio 2022, gli ordini per l’erogazione dei servizi, oltre che per la cessione di beni, nei confronti del Servizio sanitario nazionale dovranno essere inviati/ricevuti tramite NSO (Nodo Smistamento Ordini).
I documenti scambiati attraverso il NSO sono:
-Ordine
-Risposta
-Ordini preconcordati
e… ovviamente le relative ricevute.
Ma una volta inviati o ricevuti tramite NSO che fine fanno questi documenti?
Secondo l’art. 2220 c.c. gli ordini inviati e ricevuti vanno conservati (a norma) per 10 anni.
La conservazione di tali documenti, essendo nativi digitali, affinché possa considerarsi a norma, non può essere fatta semplicemente stampando i documenti e conservandoli su supporto cartaceo. Questa procedura vanificherebbe del tutto lo scopo della conservazione.
La conservazione di tali documenti deve essere esclusivamente digitale mediante adeguato servizio che ne garantisca l’integrità e l’immodificabilità.
Ma chi stabilisce se la modalità di conservazione è adeguata alle norme?
Il Responsabile della Conservazione!
Il Responsabile della Conservazione è colui che ha il compito e la responsabilità di definire e attuare le politiche e le procedure di conservazione dei documenti digitali.
Tutte le politiche e le procedure di conservazione dei documenti saranno raccolte all’interno del Manuale della Conservazione sottoscritto dal Responsabile della Conservazione.
Ai sensi delle linee guida AgId entrate in vigore il 1° Gennaio 2022, la responsabilità sulla corretta conservazione a norma degli ordini ricade sul Responsabile della Conservazione.
Il Responsabile della Conservazione può essere sia interno che esterno all’organico aziendale.
L’Azienda deve obbligatoriamente nominare un Responsabile della Conservazione?
Si, le linee guida AgID entrate in vigore il 1° Gennaio 2022 stabiliscono che ogni Azienda ha l’obbligo di nomina del Responsabile della Conservazione.
