Partiamo dalla definizione di evento Sostenibile
Un evento è un’esperienza di durata variabile che accomuna un gruppo di persone. Può essere uno spettacolo, una conferenza, un viaggio, un concerto, un corso, una manifestazione sportiva, una mostra, un festival, un raduno, ecc.
Quando le persone si riuniscono, in particolare in grandi numeri, possono mettere a dura prova le risorse locali come l’acqua e l’energia, creare quantità significative di rifiuti, incrementare l’inquinamento, portare tensioni legate alla differenza di cultura o impatti negativi sulle comunità locali.
Ogni evento porta un impatto economico, ambientale e sociale sull’ambiente inteso nei suoi molteplici aspetti. Ogni evento può diventare un evento sostenibile.
Il Concetto di Sviluppo Sostenibile
A livello normativo L’ISO (International Organization for Standardization) definisce la sostenibilità come “grado di sviluppo sostenibile”, facendo riferimento al concetto di sviluppo sostenibile, cioè uno sviluppo che soddisfa i bisogni del presente senza compromettere quelli delle generazioni future.
Un evento sostenibile è definito come un evento pianificato tenendo in considerazione gli interessi e gli impatti sugli stakeholder. Gli stakeholder considerati sono sia quelli diretti quali, clienti, fornitori, finanziatori, dipendenti, enti pubblici e privati e i gruppi di interesse esterni, sia quelli indiretti come le generazioni future e l’ambiente naturale.
Il quadro normativo e lo standard di riferimento
La prima norma emessa per la sostenibilità degli eventi è stata la BS 8901 “British Standard for sustainable events management”, emessa nel 2007 e revisionata nel 2009.
Nel 2012 è stata emessa la norma internazionale ISO 20121 “Event sustainability management systems – Requirements with guidancefor use”, che sostituisce lo standard britannico.
Nel 2013 la norma è stata recepita dall’ente italiano come UNI ISO 20121 “Sistemi di gestione sostenibile degli eventi – Requisiti e guida per l’utilizzo”.
La struttura della norma ISO 20121 è allineata alle norme ISO 9001 (sistema di gestione per la qualità) e ISO 14001 (sistema di gestione ambientale), con le quali può essere facilmente integrata. Inoltre, la norma ISO 20121 ha ampliato i requisiti approfondendo gli aspetti etici e sociali, relativi alla legislazione sul lavoro, salute e sicurezza, diritti civili, giustizia sociale, comunità locale, cultura, accessibilità ecc.
I REQUISITI PER LA CERTIFICAZIONE DELLA SOSTENIBILITÀ DEGLI EVENTI SECONDO LA ISO 20121
Lo standard internazionale ISO 20121 fornisce i requisiti per la realizzazione di eventi secondo principi di sostenibilità e si basa sui tre principi dello sviluppo sostenibile: etico-sociale, economico ed ambientale.
L’applicabilità della norma ISO 20121 è molto flessibile in quanto è possibile per un singolo specifico evento, per una serie di eventi, per la funzione aziendale che si occupa di eventi, per l’organizzazione che si occupa di eventi, per l’organizzazione fornitrice di un evento.
La norma si rivolge ad organizzazioni di qualsiasi dimensione, sia private che pubbliche, che vogliono dimostrare il loro impegno alla sostenibilità. Si tratta in genere di organizzazioni di realizzazione di eventi, loro fornitori, luoghi come musei e siti storici, enti pubblici e aziende private che organizzano eventi sia esterni che interni.
Le fasi disciplinate dalla norma sono quelle di progettazione, attuazione, revisione finale e di gestione delle attività post evento.
I SETTE REQUISITI RICHIESTI DALLA NORMA ISO 20121
- Contesto (Context of the Organization), che richiede di comprendere il contesto in cui opera l’organizzazione, le questioni interne ed esterne rilevanti per la sostenibilità e le aspettative degli stakeholder. Prevede la mappatura delle parti interessate e la definizione di una Dichiarazione di intenti e valori basata sui principi di inclusività, integrità, stewardship, trasparenza;
- Leadership, attraverso la motivazione e il coinvolgimento del personale e dei collaboratori.
Prevede la definizione di politica e obiettivi di sviluppo sostenibile e la determinazione di ruoli, responsabilità e autorità all’interno dell’organizzazione;
- Pianificazione (Planning), attraverso l’analisi degli impatti interni ed esterni dell’evento e l’identificazione dei potenziali effetti positivi e negativi;
- Supporto (Support), che disciplina la gestione delle risorse, come infrastrutture, tecnologie, risorse economiche, risorse umane, competenze, documentazione, comunicazione, ecc.;
- Operatività (Operation), la pianificazione operativa e il controllo dei processi di attuazione dell’evento, compresa la gestione della catena di fornitura;
- Valutazione delle Performance (Performance evaluation), attraverso attività di monitoraggio e misurazione, di analisi e valutazione dei risultati ottenuti, di audit interno e di Riesame della direzione;
- Miglioramento (Improvement), attraverso la raccolta delle non conformità e la definizione di azioni correttive e di miglioramento continuo.
STAKEHOLDER ENGAGEMENT
Uno degli aspetti importanti della norma ISO 20121 è il reale rispetto del requisito del coinvolgimento degli stakeholder nella pianificazione dell’evento.
Lo Stakeholder Engagement è l’impegno a far proprio il principio dell’inclusività, quindi riconoscere agli stakeholder il diritto ad essere ascoltati e impegnarsi alla rendicontazione delle proprie attività.
Il principio dell’inclusività è uno dei valori della norma ISO 20121, che considera il coinvolgimento degli stakeholder su tematiche sociali, ambientali ed economiche come un aspetto importante nella gestione degli eventi.
Tale coinvolgimento acquista un maggior significato se collegato ad una visione generale dell’organizzazione orientata all’interazione con i soggetti portatori di interessi, e non solo relativa all’attività di gestione di uno specifico evento.
PIANIFICAZIONE OPERATIVA
Ogni evento può essere scomposto in alcune fasi realizzative, per ciascuna delle quali sono definite le procedure da seguire in tema di sostenibilità:
Fase preliminare
Verifica della reale necessità di organizzare l’evento e valutazione della possibilità di sostituirlo con altre metodologie alternative, come la video-conferenza, la conferenza in Internet, ecc.
Pianificazione dell’evento
Definizione e applicazione di principi di sostenibilità a tutti gli aspetti realizzativi e organizzativi dell’evento, attraverso l’applicazione di procedure operative collegate agli obietti definiti (vedi schema riepilogativo seguente).
Realizzazione dell’evento
Assistenza all’evento, spiegazione e promozione dei principi di sostenibilità allo scopo di sensibilizzare le persone al concetto della sostenibilità e per informarle delle opportunità che si presentano sia per la comunità sia per i partecipanti.
Riconoscimento degli apporti dati dal personale e dai fornitori dei servizi, soprattutto per lo sviluppo di soluzioni innovative.
Misurazione e valutazione dei risultati raggiunti
Raccolta di dati e monitoraggio degli impatti dell’evento, per valutare l’efficacia delle iniziative sostenibili attuate, ma anche per comunicare le conclusioni all’esterno, attraverso una presentazione dei risultati raggiunti.
Possono essere raccolti i dati a proposito di diversi aspetti, economici, sociali e ambientali:
- Indicatori economici: sono il costo complessivo dell’evento, l’impegno economico per la sostenibilità, il risparmio raggiunto attraverso il programma di sostenibilità, ecc.
- Indicatori sociali: sono il numero di partecipanti, il numero di partecipanti esterni all’Ateneo, la percentuale di fornitori che hanno aderito alle clausole di sostenibilità, l’ammontare di donazioni destinate a scopi sociali, ecc.
- Indicatori ambientali: sono la quantità di risorse consumate, i rifiuti generati, la percentuale di rifiuti riciclati, il consumo energetico, indicatori relativi alla mobilità, il totale di emissioni di gas serra, le emissioni per partecipante, ecc.
La procedura di pianificazione operativa e di controllo dei processi deve dare indicazioni precise per permettere:
- L’esecuzione di una corretta analisi di fattibilità dell’evento,
- La previsione del fabbisogno di risorse economiche complessive e relative alle attività di gestione della sostenibilità
- Un supporto efficace per la pianificazione e l’organizzazione dell’evento,
- La definizione degli strumenti di promozione e marketing,
- La definizione degli strumenti di coinvolgimento e sensibilizzazione nei confronti delle tematiche della sostenibilità.
Strumenti per le procedure operative:
- Vademecum o linee guida, che per ciascun aspetto/obiettivo descrivano gli impatti coinvolti, le modalità operative, i risultati attesi.
- Check list con il dettaglio delle raccomandazioni da seguire, che per ciascun aspetto/obiettivo descrivano le azioni e i requisiti da applicare, da completare segnando la possibilità di applicazione e le soluzioni specifiche definite.
Le procedure operative, sotto forma di vademecum o check list, possono anche essere sottoposte ai fornitori di beni e servizi.
