Mancata Nomina del Responsabile della Conservazione e Redazione del Manuale di Conservazione

Perché si parla di conservazione?

Come previsto dal Codice dell’amministrazione digitale, la conservazione è l’attività finalizzata alla protezione nel tempo degli archivi documentali in formato digitale e dei dati informatici al fine di garantirne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità

Quali sono i documenti digitali da conservare?

Tipicamente i documenti digitali per cui la normativa prevede la conservazione digitale sono ad esempio fatture elettroniche, pec, contratti firmati digitalmente

Cosa è il Manuale della Conservazione?

“Il Manuale di conservazione è il documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”

Che ruolo gioca il Responsabile della Conservazione?

Il Responsabile della Conservazione ha il compito di garantire la conformità normativa dei documenti digitali e la validità legale degli stessi, nonché i sistemi di conservazione di tali documenti.

Si definisce inoltre, che al Responsabile della Conservazione è assegnata la responsabilità di redigere il Manuale della Conservazione, aggiornarlo periodicamente e far si che le risorse aziendali rispettino quanto riportato all’interno del Manuale della Conservazione.

In quali sanzioni può incorrere l’azienda per la mancata Nomina del Responsabile e di conseguenza la mancata Redazione del Manuale?

In caso di mancata redazione del Manuale di Conservazione e di nomina del Responsabile, si applica quanto disposto dall’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97, ovvero:

1. Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali e’ imposta da altre disposizioni della legge tributaria, e’ punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000.

2. La sanzione prevista nel comma 1 si applica a chi, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorche’ non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.

 

In sintesi si può incorrere in una sanzione fino a € 8.000,00.

Cosa possiamo fare per te?

Alfa Consult potrà procedere alla Redazione del Manuale della Conservazione e all’assunzione dell’incarico di Responsabile della Conservazione, occupandosi di aggiornare periodicamente il Manuale e di verificare l’effettivo rispetto dello stesso all’interno dell’azienda, tramite personale appositamente formato e con specifiche competenze in termini informatici, di protezione dei dati e di archiviazione.