MANUALE DELLA CONSERVAZIONE E RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Quali sono gli obblighi e l’ambito normativo?

Le nuove linee guida AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), tramite il Codice dell’Amministrazione digitale (testo unico che riunisce e organizza le norme sull’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese) introducono un nuovo soggetto nei rapporti tra aziende ed enti che è il Responsabile della Conservazione.

Tale figura ha il compito di garantire la conformità normativa dei documenti digitali e la validità legale degli stessi, nonché i sistemi di conservazione di tali documenti.

Si definisce inoltre, che al Responsabile della Conservazione è assegnata la responsabilità di redigere il Manuale della Conservazione, aggiornarlo periodicamente e far si che le risorse aziendali rispettino quanto riportato all’interno del Manuale della Conservazione.

Decorrenza: gli adempimenti suddetti sono già in vigore a partire dal 1 gennaio 2022

Manuale della conservazione

Si tratta di un documento informatico obbligatorio all’interno del quale vengono descritte le procedure di gestione della documentazione digitale.

In particolare la Conservazione Digitale non si limita al concetto di archiviazione bensì deve garantire nel tempo l’autenticità, l’inalterabilità e la reperibilità del documento.

L’azienda all’interno del Manuale della Conservazione dovrà riportare:

• Procedure attraverso cui un documento digitale viene versato in conservazione
• L’infrastruttura IT a supporto del sistema
• Le procedure adottate per la protezione dei documenti
• Ruoli e responsabilità delle risorse coinvolte nel processo

Il Manuale della Conservazione dovrà essere firmato dal Responsabile della Conservazione.

Responsabile della Conservazione

Come già detto prima, al Responsabile della Conservazione è affidato il compito di redigere e firmare il Manuale.

Quali requisiti deve avere il Responsabile?

Il Responsabile della Conservazione potrà essere nominato internamente all’azienda (per le PA questo è un obbligo) oppure anche delegato a una società/professionista esterno. La condizione di nomina a Responsabile della Conservazione non può prescindere dal fatto che il responsabile debba essere adeguatamente formato su tale tematica.

Ciò significa che debba possedere competenze archivistiche, informatiche, gestionali e di conoscenza delle normative e degli standard sulla protezione dei dati.

Questo spesso è il motivo per cui le aziende decidono di affidarsi all’esterno per la nomina del Responsabile della Conservazione.

Cosa possiamo fare per te?

Alfa Consult potrà procedere alla Redazione del Manuale della Conservazione e all’assunzione dell’incarico di Responsabile della Conservazione, occupandosi di aggiornare periodicamente il Manuale e di verificare l’effettivo rispetto dello stesso all’interno dell’azienda, tramite personale appositamente formato e con specifiche competenze in termini informatici, di protezione dei dati e di archiviazione.